Tiếng Nhật IT

Mẫu email & văn bản Tiếng Nhật IT

Tổng hợp 20 mẫu email, báo cáo và biên bản họp tiếng Nhật trong ngành Tiếng Nhật IT. Soạn thảo văn bản và email tiếng Nhật công sở nhanh chóng cùng GoMe.

• Email

  Email xin lùi hạn giao

  納期延長のお願い

  Nên gửi sớm nhất có thể: người Nhật đánh giá cao việc báo trước, hơn là lý do.

• Báo cáo

  Báo cáo sự cố (báo sơ bộ)

  障害報告

  Báo sơ bộ ngay khi biết có sự cố, dù chưa rõ nguyên nhân; sau đó cập nhật đúng giờ đã hẹn.

• Email

  Email hẹn lịch họp với khách hàng

  打ち合わせの日程調整

  Rải các khung giờ đề xuất trên vài ngày khác nhau và giữ chúng trong lịch của mình cho tới khi khách trả lời. Khách chốt giờ xong thì gửi ngay lời mời họp (Teams/Outlook) kèm link.

• Email

  Email gửi biên bản họp cho khách hàng

  議事録の送付

  Gửi biên bản ngay trong ngày họp, khi mọi người còn nhớ. Câu "quá hạn thì xem như chốt" chỉ nên dùng khi đã quen làm việc với khách; với nội dung nhạy cảm như chi phí hay phạm vi công việc thì nên chờ khách xác nhận rõ ràng.

• Email

  Email nhờ khách xác nhận quy cách (spec)

  仕様に関するご確認のお願い

  Đừng chỉ hỏi "chỗ này làm thế nào": luôn đưa phương án bên mình đề xuất (弊社の想定) để khách chỉ cần đồng ý hoặc sửa. Khách trả lời qua điện thoại hay trong buổi họp thì vẫn ghi lại vào email hoặc biên bản.

• Email

  Email báo khách đã release xong

  リリース完了のご報告

  Gửi ngay sau khi kiểm tra xong, nhất là khi khách có người dùng thật đang chờ chức năng mới. Nếu release vẫn còn lỗi đã biết (既知の不具合) thì ghi luôn trong email, đừng để khách tự phát hiện.

• Email

  Email xin lỗi vì gửi nhầm thư và nhờ xoá

  メール誤送信のお詫びと削除のお願い

  Phát hiện gửi nhầm thì báo leader ngay (và bộ phận bảo mật nếu công ty có quy định), trước hoặc cùng lúc với email này; nếu thư chứa thông tin của khách, công ty có thể còn phải báo cho khách đó. Người nhận nhầm là người lạ thì mở đầu bằng 突然のご連絡失礼いたします thay cho お世話になっております.

• Email

  Email nhờ công ty đối tác nhận việc và báo giá

  作業のご依頼

  Email này mới là bước hỏi nhận việc và báo giá; việc chỉ chính thức bắt đầu khi hai công ty đã có đơn đặt hàng (注文書) hoặc hợp đồng. Đừng để đối tác làm trước "cho kịp" khi chưa có giấy tờ.

• Email

  Email báo nghỉ phép cho team

  休暇取得の連絡

  Nhiều team còn muốn bạn đánh dấu ngày nghỉ lên lịch chung và bật trả lời tự động (不在通知). Ngày định nghỉ trùng ngày release hay họp với khách thì bàn với leader trước rồi mới xin.

• Email

  Email chào khách khi mới vào dự án

  着任のご挨拶

  Gửi trong mấy ngày đầu, CC người tiền nhiệm và leader để khách thấy việc bàn giao là chính thức. Nếu sắp có buổi họp với khách thì chào trực tiếp thêm một lần nữa.

• Báo cáo

  Báo cáo cuối ngày (日報)

  日報

  Nhật báo là công cụ để leader biết tiến độ và thấy rủi ro sớm, không phải danh sách kể việc. Đang bế tắc thì ghi rõ ở mục 課題・相談事項 ngay hôm đó, đừng để tới khi trễ hạn mới nói.

• Báo cáo

  Báo cáo tiến độ tuần (週報)

  週報

  Báo chậm sớm, kèm cách bù, luôn được đánh giá cao hơn báo "đúng tiến độ" rồi cuối tuần mới lộ ra là trễ. Mục リスク là chỗ để nói trước những gì bạn thấy có thể làm trễ, dù chưa chắc sẽ xảy ra.

• Báo cáo

  Báo cáo sự cố chính thức (確報)

  障害報告書（確報）

  Trước khi gửi, nên nhờ leader hoặc PM đọc lại: khách thường lưu báo cáo này và chuyển lên cấp trên của họ. Nguyên nhân chưa chắc thì ghi "đang điều tra" kèm ngày báo tiếp, đừng viết đoán.

• Báo cáo

  Báo cáo kết quả kiểm thử

  テスト結果報告書

  Đừng ghi "đạt 100%" khi vẫn còn ca chưa chạy: ghi riêng số ca 未実施 và lý do. Tiêu chí hoàn thành (完了基準) nên thống nhất với khách từ lúc lập kế hoạch test, đừng để tới lúc báo cáo mới đặt ra.

• Báo cáo

  Tài liệu quy trình release (kèm phương án rollback)

  リリース作業手順書

  Đêm release, ghi giờ thực tế bên cạnh từng bước; bước nào làm khác tài liệu thì ghi lại lý do. Bản ghi này là nguồn để viết email báo kết quả release cho khách ngày hôm sau.

• Báo cáo

  Báo cáo kết quả điều tra lỗi cho khách

  調査結果のご報告

  Đến hẹn mà chưa tìm ra nguyên nhân thì vẫn gửi báo cáo giữa chừng (中間報告): đã loại trừ được những gì, bước tiếp theo là gì, khi nào báo tiếp. Im lặng tới lúc có kết quả là điều khách Nhật không thích nhất.

• Biên bản họp

  Biên bản họp định kỳ hằng tuần với khách

  定例会議 議事録

  Ghi ý chính và kết luận, đừng chép lại từng câu như băng ghi âm. Gửi biên bản cho khách ngay trong ngày (xem mẫu email gửi biên bản họp).

• Biên bản họp

  Biên bản buổi lấy yêu cầu khách hàng (hearing)

  要件ヒアリング 議事録

  Một mong muốn khách nói ra trong buổi hearing chưa phải là cam kết sẽ làm: chỉ ghi vào 確認・合意事項 những gì hai bên đã thật sự chốt. Điều khách muốn mà chưa bàn tới effort hay chi phí thì để ở 要望 hoặc 保留事項.

• Biên bản họp

  Biên bản review tài liệu thiết kế

  設計レビュー記録

  Ở buổi review, điểm nào chưa chắc thì người viết có thể xin "mang về xem lại" (持ち帰って検討します) rồi trả lời sau, thay vì tranh luận ngay tại chỗ. Điểm mang về cũng ghi vào biên bản kèm hạn trả lời.

• Biên bản họp

  Biên bản họp retrospective (KPT)

  振り返り（KPT）議事録

  Mở đầu buổi KPT sau bằng việc xem lại các Try lần trước đã làm được chưa. Tránh những Try chung chung như "sẽ cẩn thận hơn": không ai kiểm được là đã làm hay chưa.