Tiếng Nhật IT · 議事録の送付

Email gửi biên bản họp cho khách hàng

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【議事録送付】〔〇月〇日〕〔案件名〕お打ち合わせの件

〔〇〇株式会社〕
〔〇〇〕様

いつもお世話になっております。
〔会社名〕の〔名前〕です。

本日はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

本日の議事録を作成しましたので、添付にてお送りいたします。

■会議概要
・日時：〔〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分〕
・場所：〔オンライン／貴社会議室〕
・議題：〔例：進捗確認、〇〇機能の仕様について〕

特に「決定事項」と「ToDo（担当・期限）」について、認識に相違がないかご確認いただけますでしょうか。
修正点などがございましたら、〔〇月〇日（〇）〕までにご連絡いただけますと幸いです。
期日までにご連絡がない場合は、本内容で確定とさせていただきます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

Cấu trúc từng phần

件名：【議事録送付】〔〇月〇日〕〔案件名〕お打ち合わせの件

Tiêu đề có ngày họp và tên việc, để sau này hai bên tìm lại đúng biên bản trong hộp thư.

本日はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

Cảm ơn khách đã dành thời gian họp: câu mở gần như bắt buộc của email gửi sau buổi họp.

本日の議事録を作成しましたので、添付にてお送りいたします。

Nói ngắn việc chính. お送りいたします là khiêm nhường ngữ của 送ります (hành động của mình).

特に「決定事項」と「ToDo（担当・期限）」について、認識に相違がないかご確認いただけますでしょうか。

Chỉ rõ cần khách xem phần nào: đã quyết định gì, ai làm gì trước hạn nào. 認識に相違がないか = "hiểu của hai bên có khớp không".

期日までにご連絡がない場合は、本内容で確定とさせていただきます。

Quá hạn không phản hồi thì xem như đã chốt. Câu này giúp biên bản không bị treo, nhưng xem lưu ý ở mẹo bên dưới.

引き続き、よろしくお願いいたします。

Câu kết khi công việc còn tiếp tục: "mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ".

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Gửi biên bản] Buổi trao đổi về 〔tên dự án〕 ngày 〔〇/〇〕 Công ty cổ phần 〇〇 Kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕 của 〔công ty〕. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì hôm nay đã dành thời gian cho buổi trao đổi dù đang bận. Tôi đã soạn biên bản buổi họp hôm nay, xin gửi anh/chị trong file đính kèm. ■ Thông tin buổi họp ・Thời gian: 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇), từ 〇:〇 đến 〇:〇〕・Địa điểm: 〔trực tuyến / phòng họp quý công ty〕・Nội dung: 〔ví dụ: xác nhận tiến độ, quy cách chức năng 〇〇〕 Phiền anh/chị xem giúp, nhất là phần "Nội dung đã quyết định" và "ToDo (người phụ trách, hạn)", xem có chỗ nào hiểu khác nhau không. Nếu cần sửa gì, mong anh/chị báo lại trước 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇)〕. Nếu đến hạn đó chưa nhận được phản hồi, chúng tôi xin phép chốt theo nội dung này. Rất mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Gửi biên bản ngay trong ngày họp, khi mọi người còn nhớ. Câu "quá hạn thì xem như chốt" chỉ nên dùng khi đã quen làm việc với khách; với nội dung nhạy cảm như chi phí hay phạm vi công việc thì nên chờ khách xác nhận rõ ràng.