Tiếng Nhật IT · 打ち合わせの日程調整

Email hẹn lịch họp với khách hàng

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【日程調整】〔案件名〕お打ち合わせのお願い

〔〇〇株式会社〕
〔〇〇〕様

いつもお世話になっております。
〔会社名〕の〔名前〕です。

〔案件名〕の進捗確認と今後の進め方につきまして、お打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。

誠に勝手ながら、下記の候補日時の中から、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

■候補日時
・〔第1候補：〇月〇日（〇） 10:00～11:00〕
・〔第2候補：〇月〇日（〇） 14:00～15:00〕
・〔第3候補：〇月〇日（〇） 16:00～17:00〕

■所要時間・開催方法
〔1時間〕程度、〔オンライン（Teams）／貴社会議室〕を想定しております。

いずれもご都合が合わない場合は、お手数ですが、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

Cấu trúc từng phần

件名：【日程調整】〔案件名〕お打ち合わせのお願い

Nhãn【日程調整】(sắp xếp lịch) cho khách biết ngay thư này cần họ trả lời một việc đơn giản: chọn giờ.

お打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。

～いただきたく là dạng văn viết của ～いただきたいと思い: nói mục đích email ngay đoạn đầu. お打ち合わせ có お vì là cuộc họp với khách.

誠に勝手ながら、下記の候補日時の中から、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

誠に勝手ながら ("xin phép tự ý") rào trước vì bên mình đặt sẵn khung giờ. ～いただけますでしょうか là cách nhờ mềm, hợp với khách.

■候補日時

Đưa sẵn 3 khung giờ, ghi cả thứ trong tuần ở （〇） để khách khỏi phải tra lịch. Khách chỉ cần trả lời "第2候補でお願いします".

■所要時間・開催方法

Báo trước họp bao lâu và họp online hay tại chỗ, để khách giữ phòng hoặc chờ link họp.

いずれもご都合が合わない場合は、お手数ですが、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

Chừa đường lui khi cả 3 giờ đều không được, để khỏi phải email qua lại nhiều lần. ～いただけますと幸いです = "nếu được anh/chị… thì tôi rất cảm ơn".

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Hẹn lịch] Xin hẹn buổi trao đổi về 〔tên dự án〕 Công ty cổ phần 〇〇 Kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕 của 〔công ty〕. Tôi viết thư này để xin anh/chị dành thời gian cho một buổi trao đổi về tiến độ và hướng triển khai sắp tới của 〔tên dự án〕. Xin phép được đề xuất trước mấy khung giờ dưới đây, anh/chị cho tôi biết giờ nào thuận tiện được không ạ? ■ Các khung giờ đề xuất ・〔Lựa chọn 1: ngày 〇/〇 (thứ 〇) 10:00～11:00〕・〔Lựa chọn 2: ngày 〇/〇 (thứ 〇) 14:00～15:00〕・〔Lựa chọn 3: ngày 〇/〇 (thứ 〇) 16:00～17:00〕 ■ Thời lượng và hình thức Khoảng 〔1 tiếng〕, dự kiến họp 〔trực tuyến (Teams) / tại phòng họp quý công ty〕. Nếu các giờ trên đều không phù hợp, phiền anh/chị cho tôi vài khung giờ thuận tiện khác. Biết anh/chị bận, rất mong anh/chị giúp đỡ.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Rải các khung giờ đề xuất trên vài ngày khác nhau và giữ chúng trong lịch của mình cho tới khi khách trả lời. Khách chốt giờ xong thì gửi ngay lời mời họp (Teams/Outlook) kèm link.