Tiếng Nhật IT · 要件ヒアリング議事録

Biên bản buổi lấy yêu cầu khách hàng (hearing)

Nội dung mẫu tiếng Nhật

【議事録】〔システム名〕 要件ヒアリング

■日時：〔〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分〕
■場所：〔顧客社名 会議室／オンライン〕
■出席者（敬称略）：
・〔顧客社名〕：〔部署名〕〔氏名〕、〔氏名〕
・〔自社名〕：〔氏名〕、〔氏名〕
■記録：〔名前〕
■目的：〔例：新機能「〇〇」の業務要件のヒアリング〕

■現状の課題
〔例：各拠点の売上データをExcelで手作業集計しており、月に約40時間かかっている。転記ミスも発生。〕

■要望
〔例：基幹システムが出力するCSVを夜間バッチで自動集計し、翌朝にWebのダッシュボードで確認したい。〕

■確認・合意事項
1. 利用者：〔例：全社の営業担当者と管理者（約200名）〕
2. 権限：〔例：一般ユーザー（閲覧のみ）と管理者（集計設定・マスタ編集）の2種類〕
3. 連携元データ：〔例：基幹販売管理システムの出力CSV（フォーマット仕様書は受領済み）〕

■保留事項
・〔例：過去データの移行範囲（3年分か5年分か）〕（〔顧客社名〕にて検討／期限：〔〇月〇日〕）
・〔例：集計エラー時の通知先〕（〔顧客社名〕にて情報システム部に確認）
・〔例：API連携の認証方式〕（〔自社名〕にて調査／期限：〔〇月〇日〕）

■今後の進め方
〔自社名〕にて本日の内容を要件定義書（初版）にまとめ、〔〇月〇日〕までに提出する。

以上

Cấu trúc từng phần

【議事録】〔システム名〕要件ヒアリング

ヒアリング = buổi hỏi khách để lấy yêu cầu. Biên bản viết thể ngắn, không kính ngữ.

■現状の課題 / ■要望

Tách "khách đang khổ vì gì" và "khách muốn gì". Ghi con số cụ thể (40 giờ mỗi tháng) để sau này đo được hệ thống mới có giải quyết đúng vấn đề không.

■確認・合意事項

Những điều đã chốt trong buổi họp: số người dùng, phân quyền, dữ liệu nguồn. Đây là đầu vào trực tiếp cho tài liệu định nghĩa yêu cầu (要件定義書).

■保留事項

Những điều chưa quyết được, mỗi dòng kèm bên nào xử lý và hạn. Thiếu người chịu trách nhiệm thì việc sẽ bị treo tới tận lúc thiết kế.

■今後の進め方

Bước tiếp theo và ngày gửi bản nháp tài liệu yêu cầu.

Bản dịch tiếng Việt

[Biên bản họp] Buổi lấy yêu cầu cho 〔tên hệ thống〕 ■ Thời gian: 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇), từ 〇:〇 đến 〇:〇〕 ■ Địa điểm: 〔phòng họp công ty khách / trực tuyến〕 ■ Người tham dự (lược bỏ kính xưng): ・〔tên công ty khách〕: 〔phòng ban〕〔họ tên〕, 〔họ tên〕・〔tên công ty mình〕: 〔họ tên〕, 〔họ tên〕 ■ Người ghi: 〔tên〕 ■ Mục đích: 〔ví dụ: lấy yêu cầu nghiệp vụ cho chức năng mới "〇〇"〕 ■ Vấn đề hiện tại 〔Ví dụ: đang tổng hợp dữ liệu doanh số các chi nhánh bằng Excel thủ công, mất khoảng 40 giờ mỗi tháng. Còn hay sai khi chép số liệu.〕 ■ Mong muốn 〔Ví dụ: file CSV do hệ thống lõi xuất ra được batch ban đêm tự tổng hợp, sáng hôm sau xem được trên dashboard web.〕 ■ Nội dung đã xác nhận, thống nhất 1. Người dùng: 〔ví dụ: nhân viên kinh doanh và quản lý toàn công ty (khoảng 200 người)〕 2. Phân quyền: 〔ví dụ: 2 loại, người dùng thường (chỉ xem) và quản trị viên (cài đặt tổng hợp, sửa dữ liệu master)〕 3. Dữ liệu nguồn: 〔ví dụ: file CSV xuất từ hệ thống quản lý bán hàng lõi (đã nhận đặc tả định dạng)〕 ■ Vấn đề còn treo ・〔Ví dụ: chuyển dữ liệu cũ bao nhiêu năm (3 hay 5 năm)〕 (〔công ty khách〕 xem xét / hạn: 〔〇/〇〕) ・〔Ví dụ: gửi thông báo tới đâu khi tổng hợp lỗi〕 (〔công ty khách〕 hỏi lại phòng IT) ・〔Ví dụ: phương thức xác thực khi kết nối API〕 (〔công ty mình〕 tìm hiểu / hạn: 〔〇/〇〕) ■ Bước tiếp theo 〔Công ty mình〕 tổng hợp nội dung hôm nay thành tài liệu định nghĩa yêu cầu (bản đầu) và gửi trước ngày 〔〇/〇〕. Hết.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Một mong muốn khách nói ra trong buổi hearing chưa phải là cam kết sẽ làm: chỉ ghi vào 確認・合意事項 những gì hai bên đã thật sự chốt. Điều khách muốn mà chưa bàn tới effort hay chi phí thì để ở 要望 hoặc 保留事項.