Tiếng Nhật IT · 定例会議議事録

Biên bản họp định kỳ hằng tuần với khách

Nội dung mẫu tiếng Nhật

【議事録】〔プロジェクト名〕 週次定例

■日時：〔〇月〇日（〇） 10:00～11:00〕
■場所：〔オンライン（Teams）〕
■出席者（敬称略）：
・〔顧客社名〕：〔氏名〕、〔氏名〕
・〔自社名〕：〔氏名〕、〔氏名〕
■記録：〔名前〕

■議題
1. 今週の進捗報告
2. 〔例：CSV出力項目追加のご要望について〕
3. 次週の予定

■決定事項
・〔例：会員登録画面の入力チェックは案A（リアルタイムチェック）とする。〕
・〔例：CSV出力項目の追加は次スプリントで対応する。費用は別途見積もりとする。〕

■議事内容
1. 進捗報告
　・〔例：今週の実績を報告。全体はおおむね予定どおり。〕
　・〔例：顧客側より、管理画面の表示速度を改善してほしいとの要望あり。〕
2. CSV出力項目の追加
　・〔例：追加の工数は約2人日、リリース日への影響はなしと説明。〕
　・〔例：次スプリントでの対応で合意。費用は別途見積もりを提出する。〕

■ToDo
・〔例：CSV出力の仕様書を更新して送付〕（担当：〔氏名〕／期限：〔〇月〇日〕）
・〔例：CSV出力項目追加の見積もりを提出〕（担当：〔氏名〕／期限：〔〇月〇日〕）
・〔例：管理画面の表示速度を計測し、改善案を提示〕（担当：〔氏名〕／期限：〔次回定例〕）
・〔例：テスト用マスタデータの提供〕（担当：〔氏名〕／期限：〔〇月〇日〕）

■次回
〔〇月〇日（〇） 10:00～11:00〕〔オンライン（Teams）〕

以上

Cấu trúc từng phần

【議事録】〔プロジェクト名〕週次定例

Biên bản viết thể ngắn (thể だ/である hoặc kết bằng danh từ), không dùng です・ます hay kính ngữ.

■出席者（敬称略）：

敬称略 = "lược bỏ kính xưng": ghi tên không kèm 様/さん cho cả hai bên. Biên bản được hai công ty cùng lưu nên ghi tên công ty thay vì 貴社/弊社.

■決定事項

Mục quan trọng nhất, đặt lên trước phần thảo luận. Người đọc sau chỉ cần xem mục này là biết đã chốt gì.

・〔例：追加の工数は約2人日、リリース日への影響はなしと説明。〕

Khách yêu cầu thêm việc thì biên bản phải ghi effort, ảnh hưởng lịch và chi phí đã nói trong buổi họp. Thiếu dòng này, sau này rất dễ cãi nhau "tưởng là miễn phí".

■ToDo

Mỗi việc đủ ba thứ: làm gì, ai làm, hạn khi nào. Yêu cầu nào được nêu trong họp (như tốc độ màn hình quản trị) cũng phải có một dòng ToDo, nếu không sẽ bị quên.

以上

以上 = "hết", kết thúc biên bản.

Bản dịch tiếng Việt

[Biên bản họp] Họp định kỳ hằng tuần dự án 〔tên dự án〕 ■ Thời gian: 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇) 10:00～11:00〕 ■ Địa điểm: 〔trực tuyến (Teams)〕 ■ Người tham dự (lược bỏ kính xưng): ・〔tên công ty khách〕: 〔họ tên〕, 〔họ tên〕・〔tên công ty mình〕: 〔họ tên〕, 〔họ tên〕 ■ Người ghi: 〔tên〕 ■ Nội dung họp 1. Báo cáo tiến độ tuần này 2. 〔ví dụ: yêu cầu thêm trường khi xuất CSV〕 3. Kế hoạch tuần sau ■ Nội dung đã quyết định ・〔Ví dụ: phần kiểm tra nhập liệu ở màn hình đăng ký thành viên chọn phương án A (kiểm tra ngay khi nhập).〕・〔Ví dụ: thêm trường xuất CSV sẽ làm ở sprint sau. Chi phí sẽ báo giá riêng.〕 ■ Nội dung thảo luận 1. Báo cáo tiến độ 　・〔Ví dụ: báo cáo kết quả tuần này. Nhìn chung đúng kế hoạch.〕　・〔Ví dụ: phía khách mong cải thiện tốc độ hiển thị của trang quản trị.〕 2. Thêm trường xuất CSV 　・〔Ví dụ: giải thích effort thêm khoảng 2 ngày công, không ảnh hưởng ngày release.〕　・〔Ví dụ: thống nhất làm ở sprint sau. Chi phí sẽ gửi báo giá riêng.〕 ■ ToDo ・〔Ví dụ: cập nhật đặc tả xuất CSV và gửi lại〕 (phụ trách: 〔họ tên〕 / hạn: 〔〇/〇〕) ・〔Ví dụ: gửi báo giá cho phần thêm trường CSV〕 (phụ trách: 〔họ tên〕 / hạn: 〔〇/〇〕) ・〔Ví dụ: đo tốc độ hiển thị trang quản trị, đề xuất cách cải thiện〕 (phụ trách: 〔họ tên〕 / hạn: 〔buổi họp định kỳ tới〕) ・〔Ví dụ: cung cấp dữ liệu master để kiểm thử〕 (phụ trách: 〔họ tên〕 / hạn: 〔〇/〇〕) ■ Lần họp sau 〔Ngày 〇/〇 (thứ 〇) 10:00～11:00〕〔trực tuyến (Teams)〕 Hết.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Ghi ý chính và kết luận, đừng chép lại từng câu như băng ghi âm. Gửi biên bản cho khách ngay trong ngày (xem mẫu email gửi biên bản họp).