Mẫu Email báo nghỉ phép cho team tiếng Nhật

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【休暇連絡】〔〇月〇日（〇）〕〔名前〕 有給休暇

〔チーム名〕の皆さん

お疲れ様です。〔名前〕です。

〔〇月〇日（〇）〕に有給休暇をいただきます。
（〔上長名〕さんには承認をいただいています。）

■休暇日
〔〇月〇日（〇）〕終日

■担当業務の状況
・〔タスク名〕：PRを作成済みで、〔氏名〕さんにレビューを依頼しています。
・〔タスク名〕：〔例：休暇明けの〇日に再開します。〕

■不在中の対応
急ぎの確認は〔代理対応者名〕さんにお願いしています。
〔代理対応者名〕さんでも判断できない場合は、〔携帯電話番号〕までご連絡ください。

不在中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

Cấu trúc từng phần

件名：【休暇連絡】〔〇月〇日（〇）〕〔名前〕有給休暇

Tiêu đề có ngày nghỉ và tên người nghỉ, để cả team lướt hộp thư là biết ai nghỉ hôm nào.

お疲れ様です。〔名前〕です。

Câu mở nội bộ. Gửi trong team dùng です・ます bình thường, không cần お世話になっております hay 申し上げます như với khách.

（〔上長名〕さんには承認をいただいています。）

Xin leader trước (nói trực tiếp, chat hoặc qua hệ thống chấm công), rồi mới gửi email này để BÁO cho team. Trong công ty gọi leader và đồng nghiệp bằng さん, không dùng 様.

■担当業務の状況

Việc mình đang cầm dừng ở đâu: PR đã nhờ ai review, việc nào để sau. Team không phải đoán khi mình vắng.

■不在中の対応

Ai xử lý thay khi có việc gấp. Số điện thoại riêng là tuỳ chọn: chỉ ghi khi bạn thật sự chấp nhận bị gọi trong ngày nghỉ.

不在中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

Câu kết quen thuộc khi xin nghỉ: "lúc vắng mặt sẽ làm phiền mọi người". Nội bộ không cần 何卒.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Báo nghỉ phép] 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇)〕〔tên〕 nghỉ phép năm Gửi mọi người trong 〔tên team〕, Mọi người vất vả rồi. Mình là 〔tên〕. Ngày 〔〇/〇 (thứ 〇)〕 mình xin nghỉ phép năm. (Mình đã được anh/chị 〔tên leader〕 duyệt.) ■ Ngày nghỉ 〔Ngày 〇/〇 (thứ 〇)〕, nghỉ cả ngày ■ Tình hình công việc đang làm ・〔tên task〕: đã tạo PR và nhờ 〔tên〕 review. ・〔tên task〕: 〔ví dụ: sẽ làm tiếp vào ngày 〇 sau khi đi làm lại.〕 ■ Khi mình vắng mặt Việc cần xác nhận gấp, mình đã nhờ 〔tên người thay〕 xử lý giúp. Nếu 〔tên người thay〕 cũng không quyết được thì mọi người gọi mình theo số 〔số di động〕. Lúc mình vắng sẽ làm phiền mọi người, mong mọi người thông cảm.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Nhiều team còn muốn bạn đánh dấu ngày nghỉ lên lịch chung và bật trả lời tự động (不在通知). Ngày định nghỉ trùng ngày release hay họp với khách thì bàn với leader trước rồi mới xin.