Mẫu Báo cáo sự cố (báo sơ bộ) tiếng Nhật

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【障害報告】〔システム名〕〔事象〕について（第一報）

〔〇〇株式会社〕
〔〇〇〕様

お世話になっております。
〔会社名〕の〔名前〕です。

〔システム名〕にて障害が発生しましたので、第一報としてご報告いたします。

■発生日時
〔2026年〇月〇日 〇時〇分〕頃

■事象
〔例：ログイン画面でエラーが表示され、利用できない〕

■影響範囲
〔例：全ユーザーのログイン〕

■現在の対応状況
〔例：原因を調査中です。切り戻しの準備を進めています。〕

■次回報告予定
〔〇時〇分〕頃

詳細が分かり次第、改めてご報告いたします。
ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。

Cấu trúc từng phần

件名：【障害報告】〔システム名〕〔事象〕について（第一報）

Gắn nhãn【障害報告】và ghi rõ（第一報）để người nhận nhận ra ngay đây là tin báo sơ bộ đầu tiên, sẽ còn cập nhật.

〔システム名〕にて障害が発生しましたので、第一報としてご報告いたします。

Mở thẳng vào việc: có sự cố và đây là báo cáo sơ bộ. ～ので… giải thích lý do vì sao gửi mail này.

■発生日時

Thời điểm bắt đầu. Ghi giờ cụ thể và dùng 頃 (khoảng) nếu chưa chắc đến từng phút.

■事象 / ■影響範囲

Hai mục khách quan tâm nhất: chuyện gì đang xảy ra (事象) và ai/cái gì bị ảnh hưởng (影響範囲). Chỉ nêu điều đã biết chắc, không đoán nguyên nhân.

■現在の対応状況

Hiện đang làm gì (điều tra, rollback…). Cho khách thấy bạn đang hành động.

■次回報告予定

Hẹn giờ báo lần sau. Chỉ cần cam kết một mốc cụ thể là khách bớt sốt ruột, dù lúc đó vẫn chưa có kết luận.

ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。

Lời xin lỗi vì đã gây phiền phức, đặt ở cuối. Ngắn gọn, không giải thích dài dòng ở báo cáo sơ bộ.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Báo cáo sự cố] Về 〔sự việc〕 của 〔hệ thống〕 (báo cáo lần đầu) Công ty cổ phần 〇〇 Kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕 của 〔công ty〕. Hệ thống 〔tên hệ thống〕 vừa phát sinh sự cố, nên tôi xin báo cáo sơ bộ lần đầu. ■ Thời điểm xảy ra Khoảng 〔giờ phút ngày tháng năm〕 ■ Hiện tượng 〔Ví dụ: màn hình đăng nhập hiển thị lỗi, không dùng được〕 ■ Phạm vi ảnh hưởng 〔Ví dụ: việc đăng nhập của toàn bộ người dùng〕 ■ Tình hình xử lý hiện tại 〔Ví dụ: đang điều tra nguyên nhân. Đang chuẩn bị rollback.〕 ■ Dự kiến báo cáo lần sau Khoảng 〔giờ phút〕 Khi nắm được chi tiết, chúng tôi sẽ báo cáo lại. Thành thật xin lỗi vì đã gây phiền phức.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Báo sơ bộ ngay khi biết có sự cố, dù chưa rõ nguyên nhân; sau đó cập nhật đúng giờ đã hẹn.