Tiếng Nhật IT · 仕様に関するご確認のお願い
Email nhờ khách xác nhận quy cách (spec)
Nội dung mẫu tiếng Nhật
Đã sao chép!
件名：【ご確認のお願い】〔機能名〕の仕様について
〔〇〇株式会社〕
〔〇〇〕様
いつもお世話になっております。
〔会社名〕の〔名前〕です。
現在開発を進めております〔システム名〕の〔機能名〕につきまして、仕様を確認させていただきたい点がございます。
お忙しいところ恐れ入りますが、下記についてご確認いただけますでしょうか。
■確認事項
〔例：退会したユーザーのデータの保持期間について〕
■弊社の想定
〔例：退会後30日間は論理削除で保持し、30日経過後に夜間バッチで物理削除する。〕
■ご確認いただきたい点
上記の想定で相違ございませんでしょうか。
もし〔例：退会と同時に物理削除する形〕をご希望の場合は、工数とスケジュールへの影響を確認のうえ、改めてご相談させてください。
後続の工程に影響するため、誠に勝手ながら〔〇月〇日（〇）〕までにご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。Cấu trúc từng phần
件名：【ご確認のお願い】〔機能名〕の仕様について
Tiêu đề nêu rõ là thư cần khách trả lời và hỏi về chức năng nào, để khách chuyển đúng người phụ trách.
仕様を確認させていただきたい点がございます。
Vào thẳng lý do viết thư. 確認させていただきたい = "xin phép được xác nhận": khiêm nhường, hợp khi hỏi khách.
■確認事項 / ■弊社の想定 / ■ご確認いただきたい点
Tách 3 phần: hỏi về việc gì, bên mình đang định làm thế nào (弊社 = công ty chúng tôi), và cụ thể cần khách trả lời điều gì.
上記の想定で相違ございませんでしょうか。
Câu hỏi có/không: khách chỉ cần đáp "問題ありません" là xong. 相違ございません là cách nói lịch sự của 違いはない.
もし〔例：退会と同時に物理削除する形〕をご希望の場合は、工数とスケジュールへの影響を確認のうえ、改めてご相談させてください。
Nói trước rằng chọn phương án khác có thể đổi effort và lịch. Khách chọn xong mới nghe tới chi phí thì rất dễ thành tranh cãi.
後続の工程に影響するため、誠に勝手ながら〔〇月〇日（〇）〕までにご回答いただけますと幸いです。
Hạn trả lời kèm lý do (ảnh hưởng các công đoạn sau). 誠に勝手ながら làm mềm việc mình đặt hạn cho khách.
Bản dịch tiếng Việt
Tiêu đề: [Nhờ xác nhận] Về quy cách của chức năng 〔tên chức năng〕
Công ty cổ phần 〇〇
Kính gửi anh/chị 〇〇
Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ.
Tôi là 〔tên〕 của 〔công ty〕.
Về chức năng 〔tên chức năng〕 của hệ thống 〔tên hệ thống〕 mà chúng tôi đang phát triển, có một điểm về quy cách tôi muốn xin anh/chị xác nhận.
Biết anh/chị bận, nhưng mong anh/chị xem giúp nội dung dưới đây.
■ Nội dung cần xác nhận
〔Ví dụ: thời gian lưu dữ liệu của người dùng đã huỷ tài khoản〕
■ Phương án chúng tôi đang dự kiến
〔Ví dụ: trong 30 ngày sau khi huỷ, dữ liệu chỉ bị xoá mềm; quá 30 ngày thì batch chạy ban đêm sẽ xoá hẳn.〕
■ Điều cần anh/chị xác nhận
Phương án trên có đúng ý anh/chị không ạ?
Nếu anh/chị muốn 〔ví dụ: xoá hẳn ngay khi người dùng huỷ〕, chúng tôi sẽ xem ảnh hưởng tới effort và lịch trình rồi xin trao đổi lại.
Vì việc này ảnh hưởng tới các công đoạn sau, xin phép nhờ anh/chị trả lời trước 〔ngày 〇/〇 (thứ 〇)〕.
Rất mong anh/chị giúp đỡ.
Mẹo soạn thảo & lưu ý
Đừng chỉ hỏi "chỗ này làm thế nào": luôn đưa phương án bên mình đề xuất (弊社の想定) để khách chỉ cần đồng ý hoặc sửa. Khách trả lời qua điện thoại hay trong buổi họp thì vẫn ghi lại vào email hoặc biên bản.