Kính ngữ

Mẫu email & văn bản Kính ngữ

Tổng hợp 12 mẫu email, báo cáo và biên bản họp tiếng Nhật trong ngành Kính ngữ. Soạn thảo văn bản và email tiếng Nhật công sở nhanh chóng cùng GoMe.

• Email

  Email xin nghỉ phép gửi cấp trên

  有給休暇取得の申請メール

  Báo càng sớm càng tốt, thường là nói miệng với cấp trên trước rồi mới gửi email/đơn; thời hạn báo trước và cách nộp đơn tuỳ nội quy từng công ty. Luôn ghi rõ ai trực thay.

• Email

  Email tạ lỗi đối tác vì chậm tiến độ giao hàng

  納期遅延のお詫びメール

  Không đổ lỗi cho người khác; nêu ngắn nguyên nhân, ngày giao mới cụ thể và biện pháp phòng tái phát. Sự cố gây thiệt hại thì thường gọi điện xin lỗi trước, email là để xác nhận lại bằng văn bản.

• Email

  Email nhờ vả tài liệu gửi đối tác

  取引先への資料送付の依頼メール

  Khi nhờ gửi tài liệu, luôn giải thích lý do cần dùng để đối tác hiểu và ưu tiên xử lý.

• Email

  Email cảm ơn đối tác sau buổi gặp gỡ làm việc

  面談・打ち合わせ後のお礼メール

  Thường gửi trong ngày (muộn nhất sáng hôm sau). 取り急ぎ nghĩa là "gửi gấp, chưa đầy đủ"; có người thấy chữ này thiếu lễ khi gửi người bề trên, nên dùng khi thật sự là thư ngắn gửi nhanh.

• Email

  Email xác nhận lịch phỏng vấn với nhà tuyển dụng

  面接・面談の日程調整メール

  Nên đưa vài khung giờ cụ thể (thường 2–3) có giờ bắt đầu ～ kết thúc, và trả lời sớm sau khi nhận được email của công ty.

• Email

  Email từ chối khéo đề xuất hoặc báo giá của đối tác

  提案や招待を丁重に辞退・お断りするメール

  Nguyên tắc vàng khi từ chối trong kinh doanh Nhật: cảm ơn trước, khen ngợi đề xuất, giải thích lý do khách quan, và kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp.

• Báo cáo

  Kịch bản nói: Gọi điện thoại ra ngoài cho đối tác

  外電発信の標準トークスクリプト

  Ghi sẵn nội dung cần nói ra giấy nháp trước khi bấm số để không bị lúng túng.

• Báo cáo

  Kịch bản nói: Nhờ chuyển lời nhắn khi đối tác vắng mặt

  不在時の伝言依頼トークスクリプト

  Luôn nói số điện thoại chậm rãi, rõ ràng từng nhịp và hỏi tên người nhận nhắn.

• Báo cáo

  Kịch bản nói: Tiếp đón khách và dẫn vào phòng họp

  来客応対と部屋への誘導トークスクリプト

  Khi dẫn đường, luôn đi chếch phía trước khách khoảng 2 đến 3 bước và dùng cả bàn tay hướng về phía phòng họp.

• Biên bản họp

  Phiếu ghi lời nhắn điện thoại (伝言メモ)

  電話伝言メモの標準フォーマット

  Ghi rõ thời gian nhận cuộc gọi và đánh dấu rõ có cần gọi lại hay không để đồng nghiệp kịp xử lý.

• Biên bản họp

  Sổ bàn giao ca làm việc (nhà hàng, cửa hàng)

  シフト引き継ぎ申し送りメモ

  Ghi chép chính xác số lượng hàng tồn, tiền két và yêu cầu đặc biệt của khách để tránh nhầm lẫn giữa hai ca.

• Biên bản họp

  Biên bản ghi nhận khiếu nại của khách hàng

  顧客クレーム一次受付・事故対応記録票

  Ghi trung thực nguyên văn lời của khách, không phán xét chủ quan và ghi rõ giờ hẹn sẽ phản hồi kết quả.