Kính ngữ · 顧客クレーム一次受付・事故対応記録票

Biên bản ghi nhận khiếu nại của khách hàng

Nội dung mẫu tiếng Nhật

【クレーム一次対応記録書】
発生日時：〔年〕年〔月〕月〔日〕日 〔時間〕
対応者：〔自分の氏名〕
確認責任者：〔店長／課長氏名〕

■お客様情報
お名前：〔お客様氏名〕様
ご連絡先：〔電話番号／メールアドレス〕
ご購入商品・サービス：〔商品名／契約番号〕

■申し立て内容
〔例：購入した弁当の中に異物が混入していた。店員のレジ対応が非常に不親切だった。〕

■一次対応の内容
1. 不快な思いをおかけしたことに対する真摯なお詫びの実施
2. ご申告内容の傾聴と詳細のヒアリング、および事実確認
3. 現品の回収または現場状況の確認

■今後の対応方針および再発防止策
〔責任者より本日〔17時〕までにお客様へ進捗報告のお電話を差し上げる予定。スタッフ全員に商品の扱い方を再指導する。〕

Cấu trúc từng phần

【クレーム一次対応記録書】

Biên bản ghi nhận sự cố phàn nàn ban đầu để chuyển giao cho cấp quản lý xử lý.

不快な思いをおかけしたことに対する真摯なお詫びの実施

Ghi nhận bước tạ lỗi đầu tiên vì đã làm khách hàng phiền lòng.

ご申告内容の傾聴と詳細のヒアリング、および事実確認

Nguyên tắc lắng nghe chăm chú và thu thập thông tin khách quan, không tranh cãi với khách.

今後の対応方針および再発防止策

Xác định rõ các bước hành động tiếp theo và người chịu trách nhiệm gọi điện báo cáo khách.

Bản dịch tiếng Việt

【BIÊN BẢN GHI NHẬN TIẾP NHẬN PHÀN NÀN BAN ĐẦU】 Thời gian phát sinh: [Giờ] ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm] Người tiếp nhận: [Họ tên mình] Người phụ trách kiểm tra: [Họ tên cửa hàng trưởng / Trưởng phòng] ■ Thông tin khách hàng Họ tên: [Họ tên khách hàng]様 Thông tin liên lạc: [Số điện thoại / Email] Sản phẩm / Dịch vụ đã mua: [Tên sản phẩm / Mã số đơn] ■ Nội dung phản ánh [Ví dụ: Khách phản ánh có dị vật trong hộp cơm. Nhân viên thu ngân có thái độ phục vụ thiếu nhiệt tình.] ■ Nội dung đã xử lý bước đầu 1. Thành tâm tạ lỗi vì đã khiến khách hàng có trải nghiệm không thoải mái 2. Chăm chú lắng nghe, ghi nhận chi tiết phản ánh và xác nhận sự việc khách quan 3. Thu hồi hiện vật hoặc kiểm tra tình trạng thực tế tại hiện trường ■ Phương hướng xử lý tiếp theo và biện pháp phòng ngừa [Quản lý phụ trách sẽ gọi điện báo tiến độ xử lý cho khách trước [17 giờ] hôm nay. Hướng dẫn lại toàn bộ nhân viên cách cầm đặt hàng hóa.]

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Ghi trung thực nguyên văn lời của khách, không phán xét chủ quan và ghi rõ giờ hẹn sẽ phản hồi kết quả.