納期 là lời hứa
Trong giao dịch ở Nhật, 納期 không chỉ là một ngày trên đơn hàng mà là lời hứa của công ty bạn. Trễ vì sự cố thì khách thường thông cảm; điều làm khách mất lòng tin là không được báo trước. Thấy có khả năng trễ thì báo ngay qua người phụ trách, nói rõ lý do, ngày giao mới, và có giao trước một phần (分納) được không. Báo sớm cho khách thời gian xoay xở kế hoạch của họ.
Khi bạn ở phía đặt hàng cho 外注先 thì ngược lại: hỏi 納期 bằng một ngày cụ thể chứ không phải "khoảng tuần sau", và hỏi tiến độ trước hạn vài ngày thay vì chờ tới đúng hôm giao. Thay đổi bản vẽ hay số lượng sau khi đã đặt hàng thì gửi qua 購買 bằng văn bản, đừng chỉ dặn qua điện thoại.
Từ vựng quan trọng
- 納期のうき
- Hạn giao hàng
- 外注先がいちゅうさき
- Đơn vị bên ngoài nhận gia công cho công ty
- 4M変更ヨンエムへんこう
- Thay đổi về người, máy, vật liệu hoặc phương pháp so với lúc khách đã duyệt
- 立会検査たちあいけんさ
- Kiểm tra có khách tới chứng kiến
4M変更: đổi gì cũng phải báo
4M là Man (người), Machine (máy), Material (vật liệu), Method (phương pháp). Khi một trong bốn thứ này đổi so với lúc khách đã duyệt (đổi nhà cung cấp thép, chuyển công đoạn sang máy khác, đổi 外注先 mạ, đổi thứ tự gia công), nhiều khách hàng yêu cầu báo trước bằng văn bản và chờ khách đồng ý rồi mới làm. Thay đổi nào phải báo, báo trước bao lâu thường được ghi trong hợp đồng hoặc thoả thuận đảm bảo chất lượng với từng khách, nên hãy hỏi phòng 品質保証 trước khi đổi.
Kỹ sư mới hay vấp ở đây vì nghĩ "chất lượng vẫn như cũ thì cần gì báo". Với khách Nhật, điều quan trọng là họ được biết và được quyết định. Một thay đổi không báo, dù không gây lỗi, khi bị phát hiện thường làm mất lòng tin hơn cả một lỗi được báo đàng hoàng. Chiều ngược lại cũng vậy: 外注先 của bạn đổi 4M mà không báo thì người phải giải thích với khách là bạn.
立会検査: khách tới tận nơi
立会検査 là buổi khách hàng tới nhà máy chứng kiến việc kiểm tra trước khi xuất hàng, hay gặp với máy móc, thiết bị và hàng đặt riêng. Cần chuẩn bị: thống nhất hạng mục kiểm với khách từ trước, đo thử nội bộ một lượt, dụng cụ đo còn hạn hiệu chuẩn, phiếu kiểm tra in sẵn, khu vực kiểm tra gọn sạch, và có người trả lời được câu hỏi kỹ thuật. Hạng mục nào không đạt thì nói thẳng kèm cách xử lý, đừng giải thích vòng vo.
Những câu bạn sẽ nghe
納期が遅れそうなときは、早めに連絡をください。
Nếu thấy có thể trễ hạn thì báo sớm cho chúng tôi.
材料の仕入先を変えるなら、4M変更の申請が必要です。
Nếu đổi nhà cung cấp vật liệu thì phải làm thủ tục xin 4M変更.
立会検査の前に、社内で一度全部測っておきましょう。
Trước buổi kiểm tra có khách, mình tự đo toàn bộ một lượt đã.
Thói quen nên có
Mọi trao đổi với khách và 外注先 về 納期, thay đổi, yêu cầu đặc biệt đều nên để lại dấu vết bằng email hoặc biên bản, kể cả khi đã nói qua điện thoại. Khách hỏi điều bạn chưa chắc thì đừng trả lời ngay cho vừa lòng; nói 「社内で確認して、ご連絡いたします」 rồi đi kiểm tra. Ở Nhật, một câu "được ạ" nói vội cũng bị coi là lời hứa.