Tiếng Nhật Cơ khí – Chế tạo · 打ち合わせ議事録の送付

Biên bản họp với khách (gửi khách xác nhận)

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【議事録送付】〔案件名〕打ち合わせ（〔〇月〇日〕）

〔〇〇株式会社〕
〔部署名〕 〔〇〇〕様

いつもお世話になっております。
〔会社名〕の〔名前〕です。

本日はお忙しいところ、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
本日の議事録をお送りいたします。
内容に相違やお気づきの点がございましたら、〔〇月〇日〕までにご指摘いただけますと幸いです。

――――――――――
■日時：〔〇月〇日 〇時～〇時〕
■場所：〔貴社〇〇工場 会議室〕
■出席者
貴社：〔〇〇部 〇〇様、〇〇様〕
弊社：〔〇〇部 〇〇、〇〇〕
■議題：〔例：〇〇装置用カバーの量産仕様と日程〕

■決定事項
1．〔例：材質をSUS304からSPCC（粉体塗装）に変更する。〕
2．〔例：量産開始は〇月〇日とする。〕

■確認事項（持ち帰り）
1．〔例：塗装色。貴社にて社内確認のうえ、ご回答いただく。〕
2．〔例：材質変更による強度への影響。弊社にて確認する。〕

■宿題事項
・〔変更後の図面の出図〕：貴社、期限〔〇月〇日〕
・〔見積もりの再提出〕：弊社 〔名前〕、期限〔〇月〇日〕

■次回打ち合わせ
〔〇月〇日 〇時～〕 〔試作品の確認〕
――――――――――

以上、よろしくお願いいたします。

Cấu trúc từng phần

件名：【議事録送付】〔案件名〕打ち合わせ（〔〇月〇日〕）

Nhãn【議事録送付】(gửi biên bản) + tên dự án + ngày họp, để khách lưu theo dự án và tìm lại đúng buổi.

内容に相違やお気づきの点がございましたら、〔〇月〇日〕までにご指摘いただけますと幸いです。

Xin khách xác nhận trong một hạn, để biên bản sớm thành căn cứ chung khi sau này có chuyện "đã quyết hay chưa". Khách im lặng chưa chắc là đã đồng ý: có nơi viết thêm 「期日までにご指摘がない場合は、本内容にて確定とさせていただきます」; việc quan trọng (đổi vật liệu, đổi ngày) thì nên xin khách trả lời rõ.

■出席者 / 貴社： / 弊社：

Ghi bên khách trước, công ty mình sau, mỗi bên xếp theo cấp bậc. Người bên khách gắn 様; người bên mình chỉ ghi tên trần, không さん, không chức danh sau tên (chức danh sau tên là cách gọi tôn trọng, không dùng cho người nhà khi viết cho bên ngoài). Có công ty ghi（敬称略）rồi bỏ 様 cho cả hai bên; công ty bạn quen viết vậy thì theo.

■決定事項 / ■確認事項（持ち帰り）

Tách điều đã QUYẾT khỏi điều còn phải mang về hỏi lại (持ち帰り). Gộp chung thì sau này rất dễ hiểu nhầm một việc chưa quyết thành đã quyết.

■宿題事項

Mỗi việc ghi rõ bên nào làm (貴社 hay 弊社) và hạn. Việc của khách cũng ghi vào, để tới hạn có căn cứ nhắc khéo.

■次回打ち合わせ

Chốt luôn ngày và nội dung buổi họp sau ngay trong biên bản, khỏi phải gửi thêm email hẹn lại.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Gửi biên bản họp] Cuộc họp về 〔tên dự án〕 (ngày 〔ngày〕) Công ty cổ phần 〇〇〔phòng ban〕, kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕 của 〔công ty〕. Cảm ơn anh/chị hôm nay dù bận vẫn dành thời gian họp với chúng tôi. Tôi xin gửi biên bản cuộc họp hôm nay. Nếu nội dung có chỗ khác với thực tế hoặc có điểm anh/chị thấy cần lưu ý, rất mong anh/chị góp ý trước ngày 〔ngày〕. ―――――――――― ■ Thời gian: 〔ngày, từ 〇 giờ đến 〇 giờ〕 ■ Địa điểm: 〔phòng họp nhà máy 〇〇 của quý công ty〕 ■ Thành phần Quý công ty: 〔anh/chị 〇〇 phòng 〇〇, anh/chị 〇〇〕 Công ty chúng tôi: 〔〇〇 phòng 〇〇, 〇〇〕 ■ Chủ đề: 〔ví dụ: thông số sản xuất hàng loạt và tiến độ của nắp che dùng cho máy 〇〇〕 ■ Nội dung đã quyết định 1. 〔Ví dụ: đổi vật liệu từ SUS304 sang SPCC (sơn tĩnh điện).〕 2. 〔Ví dụ: bắt đầu sản xuất hàng loạt từ ngày 〇/〇.〕 ■ Nội dung cần xác nhận (mang về) 1. 〔Ví dụ: màu sơn. Quý công ty xác nhận nội bộ rồi trả lời.〕 2. 〔Ví dụ: ảnh hưởng của việc đổi vật liệu tới độ bền. Công ty chúng tôi xác nhận.〕 ■ Việc cần làm ・〔Phát hành bản vẽ sau khi sửa〕: quý công ty, hạn 〔ngày〕・〔Gửi lại báo giá〕: công ty chúng tôi, 〔tên〕, hạn 〔ngày〕 ■ Lần họp sau 〔ngày, từ 〇 giờ〕〔xác nhận hàng làm thử〕 ―――――――――― Hết. Rất mong anh/chị xem giúp.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Gửi trong ngày, chậm nhất là sáng hôm sau. Thư ngỏ viết kính ngữ, còn phần biên bản viết thể thường cho gọn (～する, ～とする): đó là cách viết bình thường của 議事録, không phải thất lễ.