Tiếng Nhật Cơ khí – Chế tạo · 納期遅延のお詫びとご連絡

Email báo khách trễ hạn giao và đề xuất giao nhiều đợt

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【お詫び】注文番号〔注文番号〕〔品番〕納期遅延のご連絡

〔〇〇株式会社〕
〔購買部〕 〔〇〇〕様

いつもお世話になっております。
〔会社名〕〔部署名〕の〔名前〕です。

〔〇月〇日〕納期でご注文いただいております〔品番〕につきまして、〔理由〕により、ご指定の納期に全数を納入することが難しい状況です。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

■対象のご注文
注文番号：〔注文番号〕
品番・数量：〔品番〕 〔数量〕個
当初の納期：〔〇月〇日〕

■遅延の理由
〔例：〇月〇日に加工設備の主軸が故障し、修理部品の到着が〇月〇日になるため。〕

■弊社の対応
〔例：休日出勤と残業により、挽回生産を行います。〕

■納入のご提案（分納）
1回目：〔〇〇個〕／〔〇月〇日〕（当初の納期どおり）
2回目：〔残り〇〇個〕／〔〇月〇日〕

分納で貴社の生産に支障がございましたら、先に必要な数量と日程をお知らせいただけますでしょうか。可能な限り調整いたします。
また、進捗は〔毎日〕ご報告いたします。

多大なご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

Cấu trúc từng phần

件名：【お詫び】注文番号〔注文番号〕〔品番〕納期遅延のご連絡

Nhãn【お詫び】và số đơn hàng ngay trong tiêu đề: bên mua quản lý theo số đơn, nhìn tiêu đề là biết đơn nào bị ảnh hưởng.

～ご指定の納期に全数を納入することが難しい状況です。

～が難しい状況です là cách nói mềm việc không kịp hạn. Chữ 全数 (toàn bộ) ngầm cho khách biết một phần vẫn giao đúng hạn được.

■対象のご注文

Số đơn, mã hàng, số lượng, hạn ban đầu: đủ để bên mua tra ngay trong hệ thống của họ mà không phải hỏi lại.

■遅延の理由

Nêu sự việc cụ thể (máy hỏng ngày nào, phụ tùng về ngày nào), đừng viết chung chung "do tình hình sản xuất". Lý do cụ thể giúp khách tin vào ngày giao mới.

■納入のご提案（分納）

Đưa phương án chứ không chỉ báo trễ: giao trước phần làm kịp, phần còn lại giao sau (分納). Điều khách lo nhất là có đủ hàng để dây chuyền của họ chạy hay không.

分納で貴社の生産に支障がございましたら、先に必要な数量と日程をお知らせいただけますでしょうか。

Hỏi khách cần ưu tiên bao nhiêu, ngày nào, để sắp lại kế hoạch theo nhu cầu thật của họ thay vì bên mình tự đoán.

多大なご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

重ねて = "một lần nữa". Xin lỗi lại ở cuối là cách viết thường gặp trong email báo tin xấu cho khách.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Xin lỗi] Thông báo trễ hạn giao 〔mã hàng〕, đơn hàng số 〔số đơn hàng〕 Công ty cổ phần 〇〇〔Phòng Mua hàng〕, kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕, 〔bộ phận〕 của 〔công ty〕. Về 〔mã hàng〕 quý công ty đã đặt với hạn giao ngày 〔ngày〕, do 〔lý do〕 nên chúng tôi khó giao đủ toàn bộ số lượng đúng hạn quý công ty đã chỉ định. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì đã gây phiền phức. ■ Đơn hàng liên quan Số đơn hàng: 〔số đơn hàng〕 Mã hàng, số lượng: 〔mã hàng〕〔số lượng〕 cái Hạn giao ban đầu: 〔ngày〕 ■ Lý do trễ 〔Ví dụ: ngày 〇/〇 trục chính của máy gia công bị hỏng, phụ tùng sửa chữa tới ngày 〇/〇 mới về.〕 ■ Xử lý của công ty chúng tôi 〔Ví dụ: làm thêm ngày nghỉ và tăng ca để sản xuất bù.〕 ■ Đề xuất giao hàng (giao nhiều đợt) Đợt 1: 〔〇〇 cái〕 / 〔ngày〕 (đúng hạn ban đầu) Đợt 2: 〔〇〇 cái còn lại〕 / 〔ngày〕 Nếu giao nhiều đợt gây trở ngại cho sản xuất của quý công ty, anh/chị có thể cho biết số lượng và ngày cần trước được không ạ? Chúng tôi sẽ điều chỉnh hết mức có thể. Ngoài ra, chúng tôi sẽ báo cáo tiến độ 〔mỗi ngày〕. Đã gây nhiều phiền phức, một lần nữa chúng tôi thành thật xin lỗi. Rất mong anh/chị xem xét giúp.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Biết sẽ trễ là báo ngay, đừng đợi tới sát hạn. Gọi điện cho người phụ trách trước, rồi gửi email này để lưu lại bằng văn bản. Muốn nhờ công ty khác làm bù một phần thì thường phải xin khách duyệt trước (変更申請), đừng chỉ báo qua email này.