GoMe

Tiếng Nhật Cơ khí – Chế tạo · 不具合対策会議 議事録

Biên bản họp đối sách lỗi chất lượng

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【議事録】〔品番〕異品混入 対策会議（〔〇月〇日〕）

関係者各位

お疲れ様です。品質保証課の〔名前〕です。
本日の対策会議の議事録を共有します。
内容に誤りや追加がありましたら、〔〇月〇日〕までにご連絡ください。

■日時：〔〇月〇日 〇時～〇時〕
■場所：〔第2会議室〕
■出席者（敬称略）：〔製造課 〇〇課長、〇〇班長、生産技術課 〇〇、品質保証課 〇〇〕
■記録：〔名前〕

■議題
〔顧客名〕様からご指摘の〔品番〕異品混入について、原因と対策を決める。

■現象
〔例：B-210の箱にB-220が5個混入。2品番は外観がよく似ており、刻印だけが異なる。〕

■原因（なぜなぜ分析の結果）
発生原因：〔例：品番を切り替えるとき、前の品番の部品が作業台に残っていた。〕
流出原因：〔例：出荷検査は数量の確認だけで、品番の照合をしていなかった。〕

■決定事項
1．暫定対策：〔例：〇月〇日から、出荷前に全箱の刻印を全数確認する。〕
2．恒久対策：〔例：品番切り替え時に、作業台に部品が残っていないことを確認する手順を追加する。また、梱包時にバーコードで品番を照合する。〕
3．水平展開：〔例：外観のよく似た他の品番も、同じ作業台で続けて梱包していないか確認する。〕

■宿題事項
・〔バーコード照合の設備見積もり〕：担当〔〇〇〕、期限〔〇月〇日〕
・〔作業手順書の改訂〕：担当〔〇〇〕、期限〔〇月〇日〕
・〔対策書の作成と提出〕：担当〔〇〇〕、期限〔〇月〇日〕

■次回
〔〇月〇日 〇時～〕 恒久対策の進捗確認

以上

Cấu trúc từng phần

Nhãn【議事録】+ chủ đề + ngày họp. Có ngày trong tiêu đề thì sau này tìm lại đúng buổi họp rất dễ, nhất là khi một lỗi phải họp nhiều lần.
"Gửi các bên liên quan". 各位 đã là kính ngữ, không thêm 様 phía sau (関係者各位様 là sai).
Cho người dự họp một hạn để sửa, để biên bản được chốt sớm và dùng làm căn cứ, tránh sau này cãi nhau "tôi không nói thế". Muốn quá hạn không ai góp ý thì coi như đã chốt, hãy viết rõ điều đó trong email; đừng mặc định im lặng là đồng ý.
Liệt kê theo bộ phận, giữ chức danh (課長, 班長), bỏ さん. Ghi chú（敬称略）= "lược kính xưng", để không ai thấy bị thất lễ khi tên mình không có さん.
Tách hai nguyên nhân: vì sao làm ra lỗi, và vì sao lỗi lọt tới khách. Mỗi nguyên nhân phải có biện pháp tương ứng ở mục quyết định.
Chỉ ghi điều đã QUYẾT, không chép lại cả cuộc thảo luận. Thứ tự 暫定対策 → 恒久対策 → 水平展開 giống khung của 対策書 gửi khách, nên chép sang báo cáo được ngay.
Mỗi việc phải có người phụ trách (担当) và hạn (期限). Việc không ghi tên người làm thì rất dễ bị bỏ quên.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Biên bản họp] Họp đối sách lẫn hàng khác mã 〔mã hàng〕 (ngày 〔ngày〕) Gửi các anh chị liên quan Chào mọi người. Tôi là 〔tên〕, bộ phận Đảm bảo chất lượng. Tôi xin chia sẻ biên bản cuộc họp đối sách hôm nay. Nếu nội dung có chỗ sai hoặc cần bổ sung, xin báo lại trước ngày 〔ngày〕. ■ Thời gian: 〔ngày, từ 〇 giờ đến 〇 giờ〕 ■ Địa điểm: 〔phòng họp số 2〕 ■ Thành phần (lược kính xưng): 〔trưởng phòng 〇〇 và tổ trưởng 〇〇 bộ phận Sản xuất, 〇〇 bộ phận Kỹ thuật sản xuất, 〇〇 bộ phận Đảm bảo chất lượng〕 ■ Người ghi: 〔tên〕 ■ Chủ đề Quyết định nguyên nhân và biện pháp cho việc lẫn hàng khác mã ở 〔mã hàng〕 mà khách 〔tên khách〕 phản ánh. ■ Hiện tượng 〔Ví dụ: thùng B-210 lẫn 5 cái B-220. Hai mã trông rất giống nhau, chỉ khác chữ khắc.〕 ■ Nguyên nhân (kết quả phân tích "tại sao") Nguyên nhân phát sinh: 〔Ví dụ: khi chuyển mã hàng, chi tiết của mã trước vẫn còn trên bàn thao tác.〕 Nguyên nhân để lọt: 〔Ví dụ: kiểm tra trước khi xuất chỉ đếm số lượng, không đối chiếu mã hàng.〕 ■ Nội dung đã quyết định 1. Biện pháp tạm thời: 〔Ví dụ: từ ngày 〇/〇, trước khi xuất kiểm tra 100% chữ khắc của mọi thùng.〕 2. Biện pháp lâu dài: 〔Ví dụ: khi chuyển mã hàng, thêm bước xác nhận trên bàn không còn chi tiết nào. Ngoài ra, đối chiếu mã hàng bằng mã vạch khi đóng gói.〕 3. Triển khai ngang: 〔Ví dụ: kiểm tra xem các mã khác trông giống nhau có đang được đóng gói liên tiếp trên cùng một bàn không.〕 ■ Việc cần làm ・〔Báo giá thiết bị đối chiếu mã vạch〕: phụ trách 〔〇〇〕, hạn 〔ngày〕 ・〔Sửa tài liệu hướng dẫn thao tác〕: phụ trách 〔〇〇〕, hạn 〔ngày〕 ・〔Soạn và nộp báo cáo biện pháp〕: phụ trách 〔〇〇〕, hạn 〔ngày〕 ■ Lần họp sau 〔ngày, từ 〇 giờ〕 Kiểm tra tiến độ biện pháp lâu dài Hết.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Gửi biên bản ngay trong ngày họp, khi mọi người còn nhớ. Phần biên bản viết thể thường hoặc kết bằng danh từ (体言止め), mỗi ý một dòng.

Nguồn

Biên soạn bởi GoMe