Tiếng Nhật Cơ khí – Chế tạo · 品質クレームへの一次回答

Email trả lời ban đầu khi khách khiếu nại

Nội dung mẫu tiếng Nhật

件名：【お詫びとご報告】〔品番〕異品混入の件（一次回答）

〔〇〇株式会社〕
品質保証部 〔〇〇〕様

いつもお世話になっております。
〔会社名〕品質保証課の〔名前〕です。

本日はお電話でご連絡いただき、ありがとうございました。
このたびは、弊社の納入品に異品が混入し、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

お電話でお伺いした内容と弊社の対応について、下記のとおりご報告いたします。

■ご指摘内容
〔〇月〇日〕納入の〔品番〕（ロット〔ロット番号〕）の箱に、〔異品の品番〕が〔数量〕個混入しておりました。

■弊社の対応
1．異品の回収と代品の納入
〔例：本日〇時に異品の回収にお伺いし、同時に代品をお届けします。〕
2．弊社在庫の選別
〔例：同じロットの弊社在庫〇個を全数選別し、異品がないことを確認しました。〕
3．貴社在庫の選別
〔例：〇月〇日に弊社の担当者が貴社にお伺いし、全数選別をさせていただきます。〕

■今後のご報告
暫定対策：〔〇月〇日〕までにご報告いたします。
原因と恒久対策：〔〇月〇日〕までに対策書にて提出いたします。

ご不明な点がございましたら、〔名前〕（電話：〔電話番号〕）までご連絡ください。
まずは一次回答として、ご報告申し上げます。
重ねてお詫び申し上げます。

Cấu trúc từng phần

件名：【お詫びとご報告】〔品番〕異品混入の件（一次回答）

Nhãn【お詫びとご報告】(xin lỗi và báo cáo) cùng（一次回答）cho khách biết đây là phản hồi đầu tiên, báo cáo đầy đủ sẽ gửi sau. ～の件 = "về việc ～", cách đặt tiêu đề ngắn gọn.

本日はお電話でご連絡いただき、ありがとうございました。

Cảm ơn khách đã báo, kể cả khi đó là khiếu nại: nhờ khách báo mà bên mình chặn được lỗi trước khi lan rộng. Câu này cũng cho thấy email nối tiếp cuộc gọi.

～ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

お詫び申し上げます là lời xin lỗi rất trang trọng, hợp với văn viết hơn 申し訳ございません; thêm 深く để nhấn mạnh. Dùng khi lỗi đã tới tay khách.

■ご指摘内容

Nhắc lại sự việc khách đã nói qua điện thoại: ngày giao, mã hàng, số lô, số lượng. Nếu bên mình hiểu sai, khách sửa ngay từ email này, không để sai tới lúc nộp báo cáo.

■弊社の対応 / 3．貴社在庫の選別

Việc đã làm và sẽ làm, đánh số, có ngày giờ. Trong văn viết gọi công ty khách là 貴社; lúc nói chuyện (điện thoại, gặp mặt) thì nói 御社.

■今後のご報告

Hẹn hai mốc: biện pháp tạm thời (暫定対策) báo sớm, nguyên nhân và biện pháp lâu dài (恒久対策) nộp bằng 対策書. Mốc đã hẹn thì phải giữ; nếu sẽ trễ, báo trước khi tới hạn.

まずは一次回答として、ご報告申し上げます。

まずは～として = "trước mắt, xin gửi như là ～", cho khách biết đây mới là bước đầu và sẽ còn báo tiếp.

Bản dịch tiếng Việt

Tiêu đề: [Xin lỗi và báo cáo] Về việc lẫn hàng khác mã ở 〔mã hàng〕 (phản hồi lần đầu) Công ty cổ phần 〇〇 Phòng Đảm bảo chất lượng, kính gửi anh/chị 〇〇 Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ. Tôi là 〔tên〕, bộ phận Đảm bảo chất lượng của 〔công ty〕. Cảm ơn anh/chị hôm nay đã gọi điện báo cho chúng tôi. Lần này hàng chúng tôi giao bị lẫn hàng khác mã, gây nhiều phiền phức cho quý công ty, chúng tôi thành thật xin lỗi. Chúng tôi xin báo cáo nội dung đã nghe qua điện thoại và cách xử lý của công ty chúng tôi như sau. ■ Nội dung anh/chị phản ánh Trong thùng 〔mã hàng〕 (lô 〔số lô〕) giao ngày 〔ngày〕 có lẫn 〔số lượng〕 cái mã 〔mã hàng bị lẫn〕. ■ Xử lý của công ty chúng tôi 1. Thu hồi hàng lẫn và giao hàng thay thế 〔Ví dụ: hôm nay lúc 〇 giờ chúng tôi tới thu hồi hàng lẫn, đồng thời giao hàng thay thế.〕 2. Lọc hàng tồn ở công ty chúng tôi 〔Ví dụ: đã lọc 100% 〇 cái tồn kho cùng lô và xác nhận không có hàng lẫn.〕 3. Lọc hàng tồn ở quý công ty 〔Ví dụ: ngày 〇/〇 nhân viên của chúng tôi sẽ tới quý công ty để lọc 100%.〕 ■ Kế hoạch báo cáo tiếp theo Biện pháp tạm thời: báo cáo trước ngày 〔ngày〕. Nguyên nhân và biện pháp lâu dài: nộp bằng báo cáo biện pháp trước ngày 〔ngày〕. Nếu có điểm nào chưa rõ, xin liên hệ 〔tên〕 (điện thoại: 〔số điện thoại〕). Trước mắt, chúng tôi xin gửi phản hồi lần đầu như trên. Một lần nữa, chúng tôi thành thật xin lỗi.

Mẹo soạn thảo & lưu ý

Gửi ngay trong ngày nhận khiếu nại, kể cả khi chưa biết nguyên nhân. Email này chỉ ghi điều đã xác nhận và việc sẽ làm, đừng đoán nguyên nhân. 対策書 nộp sau có thể theo khung "Báo cáo lỗi chất lượng gửi khách"; khung đó gọi 暫定対策 là 応急処置 và 恒久対策 là 是正処置, nghĩa tương đương.