Ai là ai phía chủ đầu tư
発注者 là bên đặt làm công trình — cơ quan nhà nước, công ty hay một gia đình; 施主 là cách gọi chủ công trình, hay dùng với nhà ở và toà nhà tư nhân. Giữa hai bên thường còn có bên thiết kế – giám sát (監理者); ở công trình công, người giám sát phía chủ đầu tư là 監督職員. Việc chưa có trong thiết kế hay hợp đồng thì kỹ sư nhà thầu không tự quyết: hỏi, ghi lại và chờ trả lời chính thức.
Từ vựng quan trọng
- 発注者はっちゅうしゃ
- Chủ đầu tư, bên đặt làm công trình
- 打合せ簿うちあわせぼ
- Phiếu ghi chỉ thị, phê duyệt, bàn bạc giữa hai bên
- 設計変更せっけいへんこう
- Thay đổi thiết kế
報連相 với chủ đầu tư
報連相 (報告 báo cáo, 連絡 liên lạc, 相談 bàn bạc) với chủ đầu tư phải chủ động hơn một bước: đừng mang đến câu hỏi trống "giờ làm sao đây?", hãy mang hai ba phương án kèm ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ để họ chọn. Tin xấu như gặp vật cản dưới đất, vật tư về chậm thì báo sớm, qua cấp trên của bạn trước, đừng để chủ đầu tư nghe từ người khác.
Thoả thuận phải thành văn bản
Với công trình hạ tầng của 国土交通省, bộ chỉ dẫn kỹ thuật chung (土木工事共通仕様書) quy định chỉ thị, phê duyệt, bàn bạc giữa 監督職員 và nhà thầu đều bằng văn bản như 工事打合せ簿, nay chủ yếu làm trên hệ thống điện tử. Chỉ khi khẩn cấp mới chỉ thị miệng, và sau đó hai bên phải xác nhận lại bằng văn bản. Công trình tư nhân không phải lúc nào cũng có mẫu phiếu này, nhưng nguyên tắc giống nhau: thoả thuận ghi vào biên bản và gửi lại cho các bên.
設計変更: chưa có giấy thì chưa làm
Chủ đầu tư bảo "chỗ này đổi sang loại kia nhé" ngay giữa công trường là chuyện rất hay gặp. Nhưng đổi thiết kế thường kéo theo đổi khối lượng, chi phí, có khi cả thời hạn — và 建設業法 第19条 yêu cầu thay đổi nội dung hợp đồng như công việc, giá, thời hạn phải ghi ra văn bản, ký hoặc đóng dấu và giao cho nhau (làm điện tử được nếu bên kia đồng ý). Làm trước, tính sau là cách nhanh nhất để cãi nhau về tiền lúc quyết toán. Hãy ghi lại yêu cầu, báo cấp trên, gửi phương án kèm chi phí và tiến độ, có văn bản xác nhận rồi mới làm.
Những câu bạn sẽ nghe và nên nói
本日の打ち合わせの内容を、議事録にまとめてお送りします。
Tôi sẽ tổng hợp nội dung buổi họp hôm nay thành biên bản và gửi anh chị.
この変更は、書面で正式にご指示いただけますでしょうか。
Về thay đổi này, anh chị có thể chỉ thị chính thức bằng văn bản được không ạ?
金額と工期への影響を確認して、改めてご報告いたします。
Tôi sẽ kiểm tra ảnh hưởng đến chi phí và thời hạn thi công rồi báo lại sau ạ.
Mẹo cho kỹ sư mới
Mang sổ ghi chép mỗi lần đi công trường cùng chủ đầu tư: ai nói gì, lúc nào, ở chỗ nào — ghi ngay, chuyển thành biên bản trong ngày. Khi có tranh cãi, người có ghi chép thường là người được tin.