Quy trình và nghệ thuật nghe điện thoại công sở Nhật

Nỗi sợ mang tên chuông điện thoại

Đối với những bạn mới bắt đầu đi làm tại công ty Nhật, tiếng chuông điện thoại bàn reo vang luôn đi kèm với cảm giác hồi hộp, lo lắng. Không giống như nói chuyện trực tiếp có biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ hỗ trợ, qua điện thoại bạn chỉ có thể dựa vào giọng nói để truyền đạt và thấu hiểu. Tuy nhiên, quy trình nghe điện thoại tại Nhật có một khung sườn cực kỳ chuẩn mực, chỉ cần nắm vững từng bước là bạn sẽ tự tin xử lý mọi cuộc gọi.

Bước một: Bắt máy nhanh chóng và chào chuẩn mực

Nguyên tắc vàng là nhấc máy trước hồi chuông thứ ba. Câu mở đầu kinh điển luôn là: 「お電話ありがとうございます。〇〇商事でございます」. Nếu lỡ để chuông reo lâu, hãy mở đầu bằng 「お待たせいたしました」 (lâu hơn nữa thì 「大変お待たせいたしました」) trước khi xưng tên công ty. Sự nhanh nhẹn thể hiện tác phong chu đáo của doanh nghiệp.

Bước hai: Xử lý khi nghe chưa rõ tên đối tác

Đừng bao giờ ngại hỏi lại nếu bạn chưa nghe rõ tên công ty hoặc tên người gọi. Việc hỏi lại ngay lúc đó bằng thái độ cầu thị tốt hơn ngàn lần việc ghi sai tên khách. Hãy dùng câu đệm lịch sự: 「恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。もう一度お名前を伺えますでしょうか」. Cách nói này tinh tế đổ lỗi cho đường truyền điện thoại chứ không chê đối phương nói nhỏ.

Bước ba: Tiếp nhận lời nhắn và kết thúc lịch thiệp

Khi người cần gặp vắng mặt, hãy đề nghị ghi lại lời nhắn. Luôn nhắc lại xác nhận (復唱) họ tên, số điện thoại và mốc thời gian để tránh sai sót. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy chào 「失礼いたします」; thói quen phổ biến là để bên gọi đến (hoặc khách) gác máy trước, rồi ấn nút ngắt nhẹ nhàng chứ không đập mạnh ống nghe xuống đế.