Một câu nói bâng quơ và cái bẫy thay đổi quy cách
Trong buổi trao đổi thân mật, khách hàng có thể cười nói: "Này, cái nút này đổi sang màu xanh và bấm vào thì nhảy sang màn hình khác nhé, đơn giản mà!". Bạn có thể nghĩ: "Sửa vài dòng code thôi, làm luôn cho xong". Nhưng gật đầu ngay như vậy là cách nhiều dự án bắt đầu trễ hạn mà không ai giải thích được vì sao.
Từ vựng quan trọng
- 仕様変更しようへんこう
- Thay đổi quy cách / đặc tả kỹ thuật
- 影響範囲えいきょうはんい
- Phạm vi ảnh hưởng của việc sửa đổi
- エビデンスエビデンス
- Bằng chứng, căn cứ xác nhận (bằng văn bản/ảnh chụp)
Vì sao phải có văn bản
Thứ nhất là chi phí. Phạm vi công việc và giá thường đã chốt trong hợp đồng, nhất là với 請負. Thay đổi nằm ngoài phạm vi đó thường phải báo giá thêm (追加見積) hoặc dời lịch, và chuyện đó chỉ bàn được khi có giấy trắng mực đen. Một thay đổi nhỏ ở giao diện cũng có thể kéo theo sửa API, sửa cơ sở dữ liệu, sửa hàng chục test case và tài liệu thiết kế.
Thứ hai là truy vết. Không có văn bản ghi nhận (エビデンス), đến lúc nghiệm thu thấy khác thiết kế thì không ai nhớ vì sao lại đổi. Nếu thay đổi làm trễ hạn, bạn cũng không có căn cứ để giải thích với leader hay bàn lại chi phí với khách.
Quy trình xử lý một yêu cầu thay đổi
Khi nhận yêu cầu thay đổi từ khách hay từ team khác, cách làm an toàn gồm ba bước:
Bước 1: Nhận yêu cầu nhưng không hứa ngay. Nói rằng bạn đã hiểu và xin mang về team xem tác động (持ち帰り), như câu mẫu đầu tiên bên dưới.
Bước 2: Phân tích 影響範囲 (phạm vi ảnh hưởng) và tính toán 工数 (công số cần thêm, rủi ro trễ hạn).
Bước 3: Trình bày lại bằng văn bản: "Nếu đổi quy cách này thì cần thêm X giờ làm, có thể ảnh hưởng ngày release Y. Anh/chị có đồng ý điều chỉnh không?".
Mẫu câu giao tiếp khi nhận yêu cầu đổi
ご要望は承知しました。一度持ち帰って、影響を確認させてください。
Em đã hiểu yêu cầu của anh/chị. Cho em mang về xem tác động trước đã ạ.
仕様変更の影響範囲を調査した上で、工数とスケジュールへの影響をご連絡いたします。
Sau khi xem phạm vi ảnh hưởng của thay đổi, chúng tôi sẽ báo lại công số cần thêm và ảnh hưởng tới lịch.
設計書の修正とテストの追加が必要になります。
Sẽ cần phải sửa tài liệu thiết kế và bổ sung thêm các bài kiểm thử.
恐れ入りますが、変更内容はメールかチケットでいただけますでしょうか。
Phiền anh/chị gửi nội dung thay đổi qua email hoặc ticket giúp em được không ạ?
Bảo vệ bản thân và dự án
Xin xác nhận bằng văn bản không phải là cứng nhắc hay làm khó khách. Khách nói miệng trong cuộc họp thì sau đó bạn tự tóm tắt lại thành email gửi họ xác nhận cũng được. Làm vậy là bảo vệ cả hai bên: khách biết mình sẽ nhận được gì và tốn thêm bao nhiêu, còn team có căn cứ khi lịch thay đổi.