根回し là gì: nghệ thuật đắp đất tỉa rễ
Thuật ngữ 根回し (ねまわし) vốn xuất phát từ nghề làm vườn truyền thống của Nhật: trước khi bứng một cái cây lớn đi trồng nơi khác, người ta phải đào đất, cắt bớt rễ từ nhiều tháng trước để cây kịp ra rễ mới. Trong môi trường công sở, từ này dùng để chỉ việc gặp gỡ, trao đổi riêng với từng người có tiếng nói để thăm dò ý kiến và giải tỏa khúc mắc TRƯỚC KHI đem vấn đề ra cuộc họp chính thức.
Từ vựng quan trọng
- 根回しねまわし
- Vận động ngầm, chuẩn bị đồng thuận trước cuộc họp
- 稟議りんぎ
- Quy trình trình duyệt văn bản lên cấp trên
- 合意形成ごういけいせい
- Quá trình xây dựng sự đồng thuận giữa các bên
Vì sao đề xuất kỹ thuật không được chốt ngay trong phòng họp
Nhiều kỹ sư nước ngoài thường kỳ vọng vào phòng họp, trình bày slide thật thuyết phục thì sếp sẽ gật đầu ngay. Nhưng ở công ty Nhật, cuộc họp chính thức thường chỉ là nơi "hợp thức hoá" những điều đã được đồng thuận từ trước. Nếu bạn bất ngờ đưa ra một công nghệ mới hay thay đổi kiến trúc lớn mà chưa từng nói riêng với các team lead khác, họ sẽ cảm thấy bị động hoặc ngần ngại rủi ro, và câu trả lời mặc định sẽ là "để xem xét thêm".
Vì vậy, bước 根回し thông minh của một kỹ sư là gửi bản nháp trước cho Tech Lead hoặc người chịu trách nhiệm, hỏi ý kiến nhỏ: "Em đang định hướng thế này, anh thấy có chỗ nào cấn không?". Khi đã giải quyết hết lo lắng của từng người, buổi họp chính thức sẽ diễn ra êm đẹp.
稟議: con đường của một tờ trình duyệt
Sau khi đã đạt được đồng thuận ngầm, bạn sẽ lập một văn bản gọi là 稟議書 (りんぎしょ). Tài liệu này nêu rõ mục đích, chi phí, lợi ích và rủi ro. Văn bản này sẽ lần lượt đi qua các phòng ban liên quan (tài chính, bảo mật, pháp chế) và các cấp quản lý để xin phê duyệt (決裁 - けっさい).
Quá trình này có thể mất từ vài ngày đến vài tuần tuỳ quy mô công ty. Nhìn bề ngoài có vẻ quan liêu, nhưng người đã duyệt cũng là người cùng chịu trách nhiệm, nên việc phối hợp sau đó thường suôn sẻ hơn. Mặt trái là trách nhiệm chia cho nhiều người, đôi khi khó biết ai mới là người quyết thật.
Câu nói cửa miệng khi cần thăm dò ý kiến
会議の前に、簡単に方向性についてご相談させてください。
Trước buổi họp, cho em xin ít phút trao đổi nhanh với anh về hướng đi ạ.
事前に関係者に根回しをしておいたので、承認がスムーズに進みました。
Nhờ đã trao đổi trước với các bên liên quan nên việc phê duyệt diễn ra suôn sẻ.
新しいツールを導入するため、来週稟議を上げます。
Để đưa công cụ mới vào sử dụng, tuần sau tôi sẽ làm tờ trình xin phê duyệt.
Bài học cho kỹ sư IT
Hiểu văn hoá này, bạn sẽ bớt sốt ruột khi thấy quyết định trong dự án Nhật đi chậm. Cứ nhớ: họp chính thức là để chốt, còn bàn bạc thì làm trước đó. Có ý tưởng kỹ thuật thì chia sẻ sớm với leader và những người liên quan, đừng để họ nghe lần đầu trong phòng họp.