Xưởng sạch không phải để cho đẹp
Lần đầu vào nhà máy Nhật, nhiều kỹ sư Việt ngạc nhiên: sàn không một vệt dầu, dụng cụ treo trên bảng có vẽ sẵn hình từng món, lối đi kẻ vạch rõ ràng. Đó là kết quả của 5S. Trang thông tin an toàn của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật (厚生労働省) giải thích 4S, thêm しつけ thành 5S, là hoạt động để giữ an toàn, sức khoẻ cho người làm và nâng năng suất, chứ không phải chuyện bề ngoài kiểu "dọn cho sạch".
Từ vựng quan trọng
- 整理せいり
- Sàng lọc: tách đồ cần và không cần, mang đồ không cần đi
- 整頓せいとん
- Sắp xếp: đồ cần có chỗ cố định, đủ số lượng, lấy ra được ngay
- 清掃せいそう
- Vệ sinh: lau dọn sạch để nhìn ra chỗ có vấn đề
- 清潔せいけつ
- Giữ sạch: duy trì ba việc trên thành trạng thái thường ngày
- 躾しつけ
- Kỷ luật: làm đúng điều đã thống nhất, thành thói quen
Năm chữ S, hiểu đúng từng chữ
整理 là quyết định thứ gì KHÔNG cần ở đây rồi mang đi, không phải "xếp cho gọn". 整頓 là đồ cần thì có chỗ cố định, đủ số lượng, ai cũng lấy ra được mà không phải hỏi. 清掃 là lau chùi, và chính lúc lau máy người ta thấy vết dầu rỉ, con bu lông lỏng, sợi dây điện bị cọ mòn. 清潔 là giữ ba việc đầu thành trạng thái thường ngày. 躾 (hay viết しつけ) là làm theo điều đã thống nhất, kể cả khi không có ai nhìn.
Với kỹ sư, 5S còn là chuyện chất lượng. Trên bàn thao tác chỉ có những thứ cần cho đúng mã hàng đang làm thì khó lấy nhầm bu lông của mã khác. Dụng cụ đo có chỗ cố định thì ai cũng biết ngay nó đang ở đâu và còn hạn hiệu chuẩn hay không.
改善: thay đổi nhỏ, làm ngay
改善 ở xưởng Nhật thường không phải dự án lớn. Dời thùng linh kiện lại gần tay hơn, dán nhãn màu để không lắp nhầm trái phải, làm thêm một cái giá để dụng cụ: đều là 改善. Nhiều công ty có chế độ 改善提案, mỗi người nộp đề xuất định kỳ, kể cả người mới và kỹ sư nước ngoài. Toyota bắt đầu chế độ đề xuất sáng kiến 創意くふう提案制度 từ năm 1951, lấy mẫu từ chế độ đề xuất mà họ thấy ở nhà máy Ford.
Một 改善提案 dễ được duyệt thường có ba phần: hiện trạng có vấn đề gì, nói bằng số (mất bao nhiêu giây, sai bao nhiêu lần một tuần); đã thay đổi gì; và kết quả sau khi thay đổi. Ảnh trước và sau đặt cạnh nhau nói nhanh hơn một trang chữ. Đề xuất kiểu "mọi người nên cẩn thận hơn" hay "nên mua máy mới" thường bị trả lại, vì đó không phải thay đổi ở cách làm.
水平展開: sửa một chỗ, rà mọi chỗ
Khi một cách làm có hiệu quả ở máy A, sếp Nhật sẽ hỏi ngay: máy B, máy C có cùng vấn đề không? Mang biện pháp sang những nơi tương tự gọi là 水平展開. Với lỗi chất lượng cũng vậy: tìm ra nguyên nhân ở một sản phẩm thì phải rà các sản phẩm dùng cùng chi tiết, cùng công đoạn. Báo cáo 改善 hay báo cáo lỗi mà thiếu dòng 水平展開 thường bị hỏi lại.
Những câu bạn sẽ nghe
使わない物は、職場に置かないでください。
Đồ không dùng thì đừng để ở chỗ làm việc.
改善前と改善後の写真を付けてください。
Hãy đính kèm ảnh trước và sau khi cải tiến.
ほかのラインにも水平展開できますか。
Cái này có áp dụng sang các dây chuyền khác được không?
Mẹo cho kỹ sư mới
Tham gia buổi 5S của tổ dù bạn là kỹ sư: cầm giẻ lau cùng mọi người là cách nhanh nhất để được xưởng coi là người trong nhà. Trong tuần đầu, ghi lại những chỗ bạn thấy "phiền": chỗ phải cúi người, chỗ phải đi tìm đồ, chỗ hay nhầm. Người mới nhìn ra những thứ người cũ đã quen mắt, và đó là nguyên liệu tốt nhất cho 改善提案 đầu tiên của bạn.