Taking leave is a right, but how you say it matters
日本の法律では、会社に六か月以上続けて勤め、決まった出勤日の八割以上出た人には、年に十日の有給休暇が与えられます。その後は勤続年数に応じて、日数が増えていきます。
Under Japanese law, a person who has worked continuously for six months or more and attended at least eighty percent of the scheduled working days is given ten days of paid leave a year. After that the number grows with years of service.
有給休暇は労働者の権利で、理由を詳しく言う義務はありません。また、十日以上の有給休暇がある人は、年に五日は必ず取らなければならないという決まりも、2019年から始まりました。
Paid leave is a worker's right, and there is no duty to explain the reason in detail. Since 2019 there is also a rule that people with ten or more days of leave must take at least five days a year.
とはいえ、実際には、周りの人に迷惑をかけたくないと感じて、休みを言い出しにくい人も多いです。だからこそ、早めの連絡と、丁寧な言葉が助けになります。
Even so, in practice many people hesitate to ask because they don't want to inconvenience those around them. That is exactly why early notice and polite wording help.
会社によっては、半日や時間の単位で有給休暇を取れる制度もあります。夏や年末年始の休みなど、会社が独自に決めている休暇もあるので、就業規則で確認しておくと便利です。
Some companies let you take paid leave in half-days or by the hour. Companies may also set their own holidays, such as summer or year-end and New Year breaks, so it helps to check the work rules.
Applying for leave
休暇を取りたい日が決まったら、できるだけ早めに直属の上司に相談します。会社の仕事が忙しい時期は避け、チームの予定を確認してから申請すると、断られにくくなります。
Once you have decided the day you want, talk to your direct superior as early as possible. Avoid your company's busy periods and check the team's schedule before applying; that makes a refusal less likely.
理由を聞かれたときは、「私用のため」と答えれば十分です。用事の詳しい内容まで話す必要はありません。
If you are asked the reason, 「私用のため」 (for personal reasons) is enough. You do not have to explain the details.
Sample dialogue: asking for time off
部下「課長、お忙しいところ恐れ入ります。来月の十五日に、有給休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」
Staff member: “Section chief, I'm sorry to interrupt when you are busy. I would like to take paid leave on the 15th of next month. Would that be all right?”
課長「十五日ね。ちょっと待ってね。……その日は特に会議もないから、大丈夫だよ。」
Section chief: “The 15th. Wait a moment... There are no particular meetings that day, so that's fine.”
部下「ありがとうございます。休み前に、仕事の引き継ぎをしっかりしておきます。緊急の場合は、鈴木さんにお願いしてありますので。」
Staff member: “Thank you. I will hand over my work properly before I go. For emergencies I have asked Mr. Suzuki.”
休みが決まったら、関係者にメールで知らせます。「十月十五日は休暇をいただいております。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします」と書けば十分です。
Once the leave is settled, let the people concerned know by email. Writing 「十月十五日は休暇をいただいております。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします」 is enough.
When you suddenly feel unwell
病気やけがで急に休むときは、始業時間より前に、電話で上司に連絡するのが基本です。メールやチャットだけでは、気づかれない可能性があります。会社によっては、メールでよいと決めているところもあるので、ルールを確認しておきましょう。
When you must take a sudden day off due to illness or injury, the basic rule is to call your superior by phone before work starts. An email or chat alone might go unnoticed. Some companies allow email, so check your own company's rule.
部下「おはようございます。グエンです。昨夜から熱が出てしまい、本日はお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」
Staff member: “Good morning, this is Nguyen. I have had a fever since last night, so I would like to take today off. Would that be all right?”
課長「それは大変だね。無理をしないで、ゆっくり休んでください。仕事の方は大丈夫?」
Section chief: “That's rough. Don't push yourself; please rest well. How about your work, is it all right?”
部下「申し訳ございません。今日の十時の打ち合わせは、鈴木さんに代わっていただけないか、お願いしてみます。資料は共有フォルダに入れてあります。」
Staff member: “I apologize. For today's ten o'clock meeting, I will ask Mr. Suzuki whether he could cover for me. The materials are in the shared folder.”
休みの理由を聞かれたら、「発熱のため」「体調不良のため」のように、短く具体的に伝えます。数日休む場合は、病院の診断書を求められることもあります。
If asked why you are absent, say it briefly and concretely, such as 「発熱のため」 or 「体調不良のため」. If you are off for several days, you may be asked for a medical certificate.
A word when you come back
休みが明けたら、まず朝のあいさつで、「先日は急にお休みをいただき、ご迷惑をおかけしました。おかげさまで、すっかり良くなりました」と一言伝えます。代わりに仕事をしてくれた人には、個別にお礼を言うのも忘れずに。
When you return, say in your morning greeting, 「先日は急にお休みをいただき、ご迷惑をおかけしました。おかげさまで、すっかり良くなりました」. Do not forget to thank individually the person who covered for you.
体調がまだ戻っていないのに、無理に出社するのは、かえって周りに病気をうつしてしまうこともあるので、避けた方がいいでしょう。
Forcing yourself to come in before you have recovered can end up spreading illness to those around you, so it is better to avoid it.
Words in this article
休みを取ることは、わがままではなく、長く働き続けるために必要なことです。早めの連絡、引き継ぎ、そして感謝の言葉。この三つがあれば、気持ちよく休めます。休み明けに笑顔で「ただいま戻りました」と言えるように、準備しておきましょう。
Taking leave is not selfish; it is necessary to keep working over the long term. Early notice, a handover and words of thanks: with these three you can rest with an easy mind. Prepare so that you can return with a smile and say 「ただいま戻りました」.