Cái bẫy quen thuộc: 了解しました
Nhiều kỹ sư nước ngoài học được từ 了解 (りょうかい) rất sớm và dùng nó cho mọi tình huống để nói "em hiểu rồi / OK". Sếp giao việc trên Slack hay khách gửi yêu cầu, bạn liền gõ: 「了解しました!」. Với đồng nghiệp thì không sao, nhưng với cấp trên và khách thì đây là một hạt sạn dễ bị để ý.
Từ vựng quan trọng
- 承知しょうち
- Đã hiểu và tiếp nhận (cách nói lịch sự, mang sắc thái khiêm nhường, dùng với cấp trên và khách)
- 敬語けいご
- Kính ngữ trong tiếng Nhật
- 宛先あてさき
- Người nhận / địa chỉ gửi (ô To của email)
Vì sao nên tránh 了解しました với cấp trên
Nói cho công bằng: về nghĩa, 了解 chỉ là "đã hiểu", bản thân từ này không hề vô lễ. Quan niệm "nói 了解 với cấp trên là thất lễ" chủ yếu lan rộng trong vài chục năm gần đây qua sách và các khoá đào tạo phép lịch sự công sở. Nhưng vì rất nhiều người Nhật đã tin như vậy, người nghe có thể thấy bạn đang nói như thể mình ngang hàng hoặc ở trên họ. Không ai bắt bẻ bạn vì đã dùng 承知しました, nên cứ chọn cách an toàn.
Cách dùng an toàn:
・Với leader, senpai trong team: 承知しました là đủ lịch sự.
・Với khách hàng, cấp trên nhiều bậc, email trang trọng: 承知いたしました (しょうちいたしました) hoặc かしこまりました.
・Với đồng nghiệp ngang hàng, thân trên chat: 了解です / 了解しました thường không sao.
Cấu trúc xương sống của một email IT chuẩn
Một email công việc gửi khách hay bộ phận khác thường gồm 5 phần:
1. 件名 (tiêu đề): nhiều công ty gắn nhãn trong ngoặc như 【仕様確認】, 【障害報告】 kèm tên dự án để người nhận biết ngay đây là việc gì.
2. 宛名 (tên người nhận ở đầu thư): tên công ty + bộ phận + họ tên + 様. Nội bộ thì thường chỉ ghi họ + さん.
3. 挨拶 (lời chào): gửi khách thì 「いつもお世話になっております。〔Tên công ty〕の〔Tên bạn〕です。」, nội bộ thì 「お疲れ様です。〔Tên bạn〕です。」.
4. 本文 (nội dung): kết luận trước, nhiều ý thì gạch đầu dòng.
5. 結び (lời kết): 「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
Mẫu câu kính ngữ cửa miệng của dân IT
ご指示の件、承知いたしました。本日中に対応いたします。
Em đã rõ việc anh/chị giao ạ. Em sẽ xử lý trong hôm nay.
添付の仕様書につきまして、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
Mong anh/chị xem và xác nhận giúp bản đặc tả đính kèm ạ.
お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
Biết anh/chị đang bận, nhưng nếu được anh/chị chỉ giúp thì em rất cảm ơn ạ.
Kính ngữ là để người đọc dễ chịu
Dùng kính ngữ không phải là khúm núm. Đó là cách cho người đọc thấy bạn tôn trọng thời gian của họ. Đừng cố nhồi thật nhiều kính ngữ vào một câu: dùng sai cấp còn kỳ hơn dùng ít. Nắm chắc vài cụm ở bài này, dùng đúng người, là đủ cho phần lớn email hằng ngày.