Vì sao người Nhật ám ảnh với biên bản họp
Tại các công ty IT Nhật Bản, người mới vào dự án thường được giao ngay nhiệm vụ viết 議事録 (ぎじろく - biên bản họp). Đừng nghĩ đây là việc vặt của lính mới. Viết được biên bản tốt nghĩa là bạn hiểu cuộc họp bàn gì, nắm được điểm chốt và tóm tắt được bằng tiếng Nhật, nên leader thường nhìn vào đó để biết bạn theo kịp dự án đến đâu.
Từ vựng quan trọng
- 議事録ぎじろく
- Biên bản cuộc họp
- 決定事項けっていじこう
- Các hạng mục đã được quyết định, chốt lại
- 認識にんしき
- Nhận thức, hiểu biết chung giữa các bên
Cơn ác mộng mang tên "言った言わない"
Trong phát triển phần mềm, một trong những tình huống tồi tệ nhất là khi chức năng làm xong bị khách chê sai yêu cầu. Khách bảo: "Bữa họp trước tôi đã nói làm theo cách B rồi mà!". Phía kỹ sư lại thanh minh: "Đâu có, lúc đó anh đồng ý làm cách A!". Cuộc cãi vã đó trong tiếng Nhật gọi là 言った言わない (người bảo đã nói, người bảo chưa).
Khi chỉ còn lời nói đối lời nói, bên làm hệ thống thường là bên chịu thiệt, vì khách là người trả tiền. Cách phòng tốt nhất là gửi biên bản qua email sớm sau buổi họp, ghi rõ những gì đã thống nhất, và xin các bên đọc lại. Bản ghi mà cả hai bên đã xem và không phản đối mới có sức nặng.
Viết biên bản họp thế nào cho đúng
Sai lầm lớn nhất là chép lại toàn bộ lời nói của từng người như một biên bản lời thoại. Biên bản họp chuẩn trong ngành IT cần tập trung vào 3 phần cốt lõi:
1. 決定事項 (Quyết định): Chốt phương án nào, giao diện ra sao, dùng thư viện gì.
2. 保留事項 (Điểm chưa chốt): Còn vướng mắc gì, ai chịu trách nhiệm tìm hiểu thêm.
3. ToDo (việc cần làm, nhiều nơi gọi là 宿題): đủ ba ý: việc gì, ai làm, hạn khi nào.
Mẫu câu dùng khi chốt biên bản
言った言わないにならないよう、議事録は今日中に送っておきましょう。
Để khỏi thành chuyện "ai đã nói gì", mình gửi biên bản ngay trong hôm nay nhé.
決定事項に認識の相違がないか、ご確認をお願いいたします。
Nhờ anh/chị xem giúp các nội dung đã chốt có chỗ nào hiểu khác nhau không ạ.
修正点がございましたら、今週金曜日までにご連絡いただけますでしょうか。
Nếu có chỗ cần sửa, anh/chị báo lại giúp em trước thứ Sáu tuần này được không ạ?
Gửi càng sớm càng tốt
Để càng lâu thì người dự họp càng nhớ lờ mờ, xác nhận lại càng khó. Nhiều team đặt lệ gửi 議事録 ngay trong ngày, chậm nhất là hôm sau, kèm một hạn góp ý như câu mẫu ở trên. Viết nháp ngay trong lúc họp sẽ giúp bạn kịp hạn đó.